Как научиться планировать рабочее время

Стандартная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Также стоит учитывать и обеденный перерыв. Некоторым работникам удается за этот временной промежуток выполнить многие важные задачи. А другие не успевают прийти на работу, как тут же начинают жаловаться на усталость, затем на голод. Так проходит рабочий день, настает пора собираться домой, но, в конечном счете, ничего толком и не сделано.

Современному понятию «тайм-менеджмент» посвящено много книг, ведь залог успешной работы — это умение управлять собственными временными ресурсами. Существуют специальные правила или даже подсказки, которые помогут вам научиться успевать выполнять необходимые задачи за весь день и возвращаться домой в хорошем расположении духа. Вы сможете к этому прийти, если будете строго следовать нашим рекомендациям. Итак, рассмотрим их.

9 полезных рекомендаций

1. Пишите себе список дел на каждый день

Планируйте день. Так вы будете знать, что вам осталось, какое дело лучше перенести, а какое сделать в первую очередь. Если дело большое, то его можно структурировать по этапам. Запишите эти этапы и следуйте им. Можете также сбоку написать сколько времени вам понадобится на каждый. Важно стараться соответствовать этим временным рамкам.

2. Такие дела как проверка почты иногда отнимают очень много времени

Установите для себя правило просматривать электронную почту, например, трижды в день в определенное время: в 10.00, в 13.00 и в 16.00. На это занятие у вас должно уходить 10 минут и никак не больше.

3. Если вы хотите сосредоточиться, то уединитесь

Если у вас нет отдельного кабинета для подобных целей, то займитесь обустройством комфортного рабочего места. Тогда вас никто не сможет отвлечь по мелочам от написания отчета.

4. Если вы руководитель, то проблема планирования времени должна заботить вас гораздо больше

При проведении совещания определяйте его точные временные рамки. Напишите себе список вопросов, которые требуется рассмотреть на совещании. А также отмечайте те, которые уже рассмотрели. Не взваливайте всю работу на себя с мыслью что «никто не сделает это лучше меня», научитесь перераспределять обязанности, поручая часть работы другим. Проверка почты, обзвон клиентов, работа с бумагами, оформление документов — это лучше поручить своим помощникам.

5. Устанавливайте приоритеты

Научитесь отличать важные и первостепенные дела от тех, которые не так сильно важны. Выступая на совещании с докладом, не затягивайте речь. Выделите только главные моменты в виде тезисов. Так вашим коллегам будет проще понять и услышать речь.

6. Утро — это самое удачное время

Как правило, планы рушатся именно утром из-за срочно возникших и непредвиденных обстоятельств. Поэтому выполнять важнейшие дела нужно уже утром, чтобы потом не отвлекаться на пустые разговоры за чашкой кофе с болтливыми коллегами. Утренний боевой настрой заряжает энергией человека, помогает уже к вечеру разобраться с рабочими завалами, которые накопились раньше.

7. Индивидуальное время работы

Но также придется учитывать и собственные особенности. Как известно, люди делятся на «сов» и «жаворонков». Например, творческие люди часто предрасполагают к продуктивной работе ближе к ночи, а вот утром их никак не получается расшевелить.

И если вы относитесь к числу «сов» или ваш подчиненный — «сова», то учитывайте это в работе. Если человек успевает выполнить работу, но только выработал свой собственный ритм работы, то не нужно его переучивать и насильно принуждать перейти на ваш график.

8. Порядок на рабочем месте

Важно ежедневно поддерживать рабочее место в порядке. Например, для того чтобы не тратить на работе по паре часов на распределение бумаг, стоит разделить их. Первые — которые надо выбросить. И вторые — которые важны.

9. Завтракайте!

Чувство голода снижает работоспособность каждого человека. Список дел, который вы составили еще в первом пункте, уйдет на второй план. Поэтому не забывайте вовремя завтракать и обедать, потому что многие из нас могут совсем не чувствовать голова, но появится слабость и работоспособность будет снижена.

Как научиться правильно распределять рабочее время мы определили, но самое главное — не забывайте об отдыхе. Если вы не будете высыпаться, ваша продуктивность просядет. А в том случае, если на выходных вы не будете получать новые впечатления, то рабочие будни могут показаться мукой. Стабильно быть работоспособным реально только с постоянным восстановлением сил. Не пренебрегайте отдыхом и тогда вы всегда будете в тонусе.